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香港公司注冊秘書

　　香港公司法定秘書

　　在香港注冊的有限公司，都需要根據(jù)香港公司法(香港法例第三十二章)委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責(zé)任，及維持公司基本的運(yùn)作。由二零零四年二月十三日開始，董事的最低要求由兩位減至一位，而公司秘書并不能由唯一的公司董事?lián)巍?/p>

　　公司秘書乃法定職位，其職務(wù)包括向公司注冊處申報(bào)有關(guān)公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動(dòng);亦需為董事局?jǐn)M備公司的會(huì)議議程、籌備周年股東大會(huì)及對相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢。 作為提供專業(yè)服務(wù)的公司，我們的法定秘書會(huì)致力減少客戶面對相關(guān)法例時(shí)，所可能產(chǎn)生的困擾及疑惑。

　　鷹飛國際會(huì)替客戶留意是否已符合公司法例的條款、個(gè)別公司的組織大綱章程、公司(表格)條例、商業(yè)登記及印花稅例，以至公司(清盤)守則和其它有關(guān)的法律和條例的需要。我們亦會(huì)不定期為客戶提供新公司法例的資料，并剖述其影響，以便客戶掌握更新信息，及避免不必要的誤會(huì)或招致無謂罰款。

　　香港公司秘書人數(shù)

　　根據(jù)香港法例，每家在香港注冊成立之有限公司均必須有一名公司秘書。

　　香港公司秘書的任職資格

　　香港公司秘書可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。若為個(gè)人，該人必須經(jīng)常居住于香港;若為法人團(tuán)體，該法人團(tuán)體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點(diǎn)。上市公司對秘書的要求較為嚴(yán)格。上市公司的秘書必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)I(yè)會(huì)計(jì)師，而且必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。

　　根據(jù)香港法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。但是，如果公司只有一個(gè)董事，那么該董事就不可以兼任公司秘書。當(dāng)一份文件應(yīng)由董事和秘書聯(lián)合簽署時(shí)，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

　　香港公司秘書的委任

　　香港公司章程細(xì)則-般會(huì)規(guī)定董事會(huì)可以根據(jù)其認(rèn)為合適的條件和薪酬委任秘書。

　　香港公司秘書的權(quán)力

　　香港公司秘書不僅僅是一個(gè)雇員。公司秘書有權(quán)代表公司簽訂-些與日常行政事務(wù)有關(guān)的合同，例如聘請雇員的合同。

　　香港公司秘書的責(zé)任

　　公司秘書的責(zé)任取決于其與公司的安排。一般來說，秘書應(yīng)確保公司的運(yùn)作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任:

　　(1) 參加股東大會(huì)和董事會(huì)，編寫會(huì)議記錄;

　　(2) 在董事會(huì)的指示下，簽發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會(huì)和董事會(huì)的所有人士;

　　(3) 秘書有時(shí)應(yīng)加簽文件和蓋章;

　　(4) 處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜;

　　(5) 保存會(huì)議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊;

　　(6) 按規(guī)定向公司注冊處提交有關(guān)文件，例如年度報(bào)表，更改董事或股東的通知等。

　　香港公司秘書的辭職

　　根據(jù)公司條例，除非公司章程細(xì)則另有規(guī)定，或者秘書與公司之間另有協(xié)議，否則秘書隨時(shí)可以提出辭職，但必須提前通知董事會(huì)。公司應(yīng)該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知公司注冊署。