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非消費稅注冊的新加坡公司財務記錄保存指南

新加坡稅務局要求

新加坡的企業需要保留哪些類型的記錄？

企業需要保留的記錄類型包括：

（1）證明所有商業交易的原始文件，例如從客戶/供應商發行或接收的收據，發票，憑證，其他相關文件，銀行對帳單；

（2）會計分類帳，明細表和日記，記錄企業的資產和負債，收入和支出，損益；和

（3）與您的業務有關的任何其他書面交易證明。

為什么要保留記錄？

良好的記錄保持做法是開展業務的重要組成部分。擁有良好的記錄保存做法可以通過以下方式使您受益：

（1）制定更好的業務決策；

（2）了解其業務的財務狀況，例如，損益狀況，是否存在內部欺詐或盜竊（如果有）；以及

（3）減少提交所得稅申報表和答復IRAS查詢（如果有）所需的成本和精力。

企業所有者和公司董事有責任確保保留正確的記錄。您應該建立一個記錄保存系統，以確保您的所得稅申報單得到所需文件的適當支持。

如何保存您的記錄?

手動記錄

（1）手動記錄保存是以物理形式記錄您的業務交易。手動記錄的示例是記錄簿，收據和實物發票。商業交易必須得到原始文件的支持，例如來自供應商的發票/收據，以及開具給您的客戶的發票/收據的復本/副本。

（2）手動保存記錄時，必須確保以清晰易讀的方式保存所有記錄。

例如，您應該保留打印在紙上的收據的復印件，以防原稿隨著時間的流逝而褪色。

電子記錄

（1）可以使用計算機和/或會計軟件以電子方式保存記錄。這包括使用Microsoft Office應用程序，現成的會計軟件，定制的會計軟件和圖像系統。如果源文件以電子方式保存，則無需保留源文件的實物副本以證實您的業務交易以進行稅務處理。

（2）企業無需出于稅務目的而以新加坡國內稅務局（IRAS）格式保存其記錄就無需獲得新加坡國內稅務局（IRAS）的批準。但是，企業應確保采取適當的內部控制措施，以確保電子記錄的完整性，完整性，準確性，可用性和可靠性，包括所有適用的電子交易。

以電子方式保存記錄的優點包括：

快速，高效和準確地記錄您的業務交易（包括客戶詳細信息，付款詳細信息和庫存/庫存詳細信息等詳細信息）；

及時了解您的業務績效，以便您可以提前計劃并預測業務需求；

方便保存發票，并易于生成匯總和報告，以履行您的稅金和其他業務報告義務；

與手動記錄相比，所需的存儲空間更少；

促進記錄的備份，并在發生盜竊或自然災害時將備份記錄保存在更安全的地方。備份記錄將使您的業務受益。如果您的業務記錄丟失或被破壞，則有責任利用其他相關文件來復制您的記錄。

會計軟件是一個有用的工具，可以幫助企業改善其記錄保持做法和稅務合規性。對于符合IRAS技術要求的會計軟件列表，企業可以參考會計軟件寄存器“ ASR”。

手動記錄與電子記錄

（1）手動記錄保存系統對于交易量小的企業可能就足夠了。但是，隨著業務的擴展和交易數量的增加，手動記錄保存系統可能不再能夠滿足您的需求。例如，一家擁有許多門店的零售商會發現電子記錄保存系統在管理其業務記錄方面更有用；

（2）使用電子記錄保存系統將降低人工成本，因為您不必手動跟蹤每筆業務交易。對于原始單據（例如收據，發票，憑證），您可以將其保留為物理或電子形式。

您的業務記錄必須保持最新狀態，并且這種方式應使新加坡國內稅務局（IRAS）能夠驗證您在所得稅申報表中陳述的數字。

在沒有記錄的情況下，新加坡國內稅務局(IRAS)將參考可用資源來估計您的業務績效。如果記錄不足，則可能不允許支出索賠和其他索賠（例如，資本津貼）。

保存記錄多長時間？

根據《所得稅法》，有責任繳納所得稅的企業必須至少保留其記錄五年。

出于稅收目的，公司和有限責任合伙企業“ LLP”還必須在該日期之后至少保留公司和/或LLP的記錄至少5年。

公司和/或LLP被解散/解散/破產。在公司/有限責任合伙公司解散之前，由公司/有限責任合伙人的高級職員負責停止業務運營后保留記錄。

在清算的情況下，保留記錄的責任將由公司/ LLP的清算人承擔。

除了出于所得稅和商品及服務稅目的的記錄保留要求之外，還可能要求企業保留其記錄以滿足相關法規（例如《公司法》）的法定要求。鼓勵企業確保符合這些要求。

不遵守規定的含義

請務必遵守本《電子稅收指南》中規定的要求。根據《所得稅法》第67條（請參閱《所得稅法》第94條），不遵守該規定可能構成犯罪，這可能導致：

（1）新加坡國內稅務局（IRAS）盡其最大的判斷來估計所賺取的收入；

（2）不允許支出索賠和資本津貼；和/或

（3）處以罰款。

根據《所得稅法》，最高可處以$ 1000新幣的罰款（默認情況下，最高可判處六個月監禁）。

記錄保存要求

收入記錄

企業必須保留有關其收入的所有交易記錄（包括原始文件），并能夠解釋所有交易。所需的記錄包括：

（1）發行的帶有序號的收據/憑證或收銀機磁帶，作為所有銷售交易的證明；

（2）房東和房客雙方簽署的租賃協議，作為租金收入的證明；

（3）記錄用于私人消費的存貨的清單；

（4）退貨的貸方通知單；

（5）導出文件，例如交貨單，提貨單，航空貨運單，出口許可證；

（6）已經收到付款的證明（例如銀行對賬單）；和

（7）與客戶簽訂的合同/協議。

如果使用銷售收據來支付您的業務費用或購買，則必須記錄所使用的銷售收據并將其包括在銷售中，包括從您公司現金中提取的個人圖紙。請注意，銷售將在您的所得稅申報表中以“收入”形式報告。

業務費用記錄

企業必須保留其業務記錄的所有記錄（包括原始文件），并能夠解釋所有與業務支出有關的交易。所需的記錄包括：

（1）銷售發票，稅務發票，簡化的稅務發票或收到的收據作為所有業務費用的證明；

（2）為收到的服務付款的付款憑證以及與服務提供商簽訂的相關合同/協議；

（3）員工薪酬支付憑證；

（4）雇主提供公積金的證明；

（5）房東和房客雙方簽署的租賃協議，作為租金支出的證明；

（6）已經付款的證據（例如銀行對帳單）；和

（7）反映批準董事費用的年度股東大會“ AGM”/臨時股東大會“ EGM”的會議記錄。

采購記錄

企業必須保留有關其購買的所有記錄的記錄（包括原始文檔），并能夠解釋所有交易。所需的記錄包括：

（1）銷售發票，稅收發票，簡化的稅收發票，從供應商處收到的收據或貸方票據，以及發給供應商的借方票據，作為所有購買交易的證明；

（2）導入文件航空運單公司“ AEC”的提貨單，航空貨運單，進口許可證，子公司進口證明，向內匯總報告；

（3）已經付款的證據（例如銀行對帳單）；和

（4）與供應商簽訂的合同/協議。

會計記錄和時間表

企業必須保留會計記錄和時間表，以系統的順序總結其業務交易。這些包括：

（1）在每個會計期間結束時，庫存/庫存清單作為庫存/庫存證明；

（2）銷售清單作為收入交易的證明；

（3）購買清單作為購買交易的證明；

（4）總賬記錄資產和負債以及收入和支出；

（5）公共交通費用，海外旅行費用和娛樂費用的詳細時間表；和

（6）固定資產時間表。

會計年度的會計記錄和時間表可用于準備企業的損益表和資產負債表。

新加坡國內稅務局（IRAS）還針對特定行業的企業（獨資經營者/個體經營者）發布了記錄保存指南和模板，以幫助其保存記錄。

如果新加坡國內稅務局（IRAS）要求提供解釋，則企業必須保留說明這些會計記錄和明細表是如何得出的原始文件（例如收據，稅務發票，憑證，其他相關文件）。

如果不保留原始文件，則可能導致新加坡國內稅務局（IRAS）行使其最佳判斷力來估計所賺取的收入，拒絕就費用和資本津貼提出索賠，并處以罰款。