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非消費(fèi)稅注冊(cè)的新加坡公司財(cái)務(wù)記錄保存指南

新加坡稅務(wù)局要求

新加坡的企業(yè)需要保留哪些類(lèi)型的記錄？

企業(yè)需要保留的記錄類(lèi)型包括：

（1）證明所有商業(yè)交易的原始文件，例如從客戶(hù)/供應(yīng)商發(fā)行或接收的收據(jù)，發(fā)票，憑證，其他相關(guān)文件，銀行對(duì)帳單；

（2）會(huì)計(jì)分類(lèi)帳，明細(xì)表和日記，記錄企業(yè)的資產(chǎn)和負(fù)債，收入和支出，損益；和

（3）與您的業(yè)務(wù)有關(guān)的任何其他書(shū)面交易證明。

為什么要保留記錄？

良好的記錄保持做法是開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要組成部分。擁有良好的記錄保存做法可以通過(guò)以下方式使您受益：

（1）制定更好的業(yè)務(wù)決策；

（2）了解其業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況，例如，損益狀況，是否存在內(nèi)部欺詐或盜竊（如果有）；以及

（3）減少提交所得稅申報(bào)表和答復(fù)IRAS查詢(xún)（如果有）所需的成本和精力。

企業(yè)所有者和公司董事有責(zé)任確保保留正確的記錄。您應(yīng)該建立一個(gè)記錄保存系統(tǒng)，以確保您的所得稅申報(bào)單得到所需文件的適當(dāng)支持。

如何保存您的記錄?

手動(dòng)記錄

（1）手動(dòng)記錄保存是以物理形式記錄您的業(yè)務(wù)交易。手動(dòng)記錄的示例是記錄簿，收據(jù)和實(shí)物發(fā)票。商業(yè)交易必須得到原始文件的支持，例如來(lái)自供應(yīng)商的發(fā)票/收據(jù)，以及開(kāi)具給您的客戶(hù)的發(fā)票/收據(jù)的復(fù)本/副本。

（2）手動(dòng)保存記錄時(shí)，必須確保以清晰易讀的方式保存所有記錄。

例如，您應(yīng)該保留打印在紙上的收據(jù)的復(fù)印件，以防原稿隨著時(shí)間的流逝而褪色。

電子記錄

（1）可以使用計(jì)算機(jī)和/或會(huì)計(jì)軟件以電子方式保存記錄。這包括使用Microsoft Office應(yīng)用程序，現(xiàn)成的會(huì)計(jì)軟件，定制的會(huì)計(jì)軟件和圖像系統(tǒng)。如果源文件以電子方式保存，則無(wú)需保留源文件的實(shí)物副本以證實(shí)您的業(yè)務(wù)交易以進(jìn)行稅務(wù)處理。

（2）企業(yè)無(wú)需出于稅務(wù)目的而以新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）格式保存其記錄就無(wú)需獲得新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）的批準(zhǔn)。但是，企業(yè)應(yīng)確保采取適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制措施，以確保電子記錄的完整性，完整性，準(zhǔn)確性，可用性和可靠性，包括所有適用的電子交易。

以電子方式保存記錄的優(yōu)點(diǎn)包括：

快速，高效和準(zhǔn)確地記錄您的業(yè)務(wù)交易（包括客戶(hù)詳細(xì)信息，付款詳細(xì)信息和庫(kù)存/庫(kù)存詳細(xì)信息等詳細(xì)信息）；

及時(shí)了解您的業(yè)務(wù)績(jī)效，以便您可以提前計(jì)劃并預(yù)測(cè)業(yè)務(wù)需求；

方便保存發(fā)票，并易于生成匯總和報(bào)告，以履行您的稅金和其他業(yè)務(wù)報(bào)告義務(wù)；

與手動(dòng)記錄相比，所需的存儲(chǔ)空間更少；

促進(jìn)記錄的備份，并在發(fā)生盜竊或自然災(zāi)害時(shí)將備份記錄保存在更安全的地方。備份記錄將使您的業(yè)務(wù)受益。如果您的業(yè)務(wù)記錄丟失或被破壞，則有責(zé)任利用其他相關(guān)文件來(lái)復(fù)制您的記錄。

會(huì)計(jì)軟件是一個(gè)有用的工具，可以幫助企業(yè)改善其記錄保持做法和稅務(wù)合規(guī)性。對(duì)于符合IRAS技術(shù)要求的會(huì)計(jì)軟件列表，企業(yè)可以參考會(huì)計(jì)軟件寄存器“ ASR”。

手動(dòng)記錄與電子記錄

（1）手動(dòng)記錄保存系統(tǒng)對(duì)于交易量小的企業(yè)可能就足夠了。但是，隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和交易數(shù)量的增加，手動(dòng)記錄保存系統(tǒng)可能不再能夠滿(mǎn)足您的需求。例如，一家擁有許多門(mén)店的零售商會(huì)發(fā)現(xiàn)電子記錄保存系統(tǒng)在管理其業(yè)務(wù)記錄方面更有用；

（2）使用電子記錄保存系統(tǒng)將降低人工成本，因?yàn)槟槐厥謩?dòng)跟蹤每筆業(yè)務(wù)交易。對(duì)于原始單據(jù)（例如收據(jù)，發(fā)票，憑證），您可以將其保留為物理或電子形式。

您的業(yè)務(wù)記錄必須保持最新?tīng)顟B(tài)，并且這種方式應(yīng)使新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）能夠驗(yàn)證您在所得稅申報(bào)表中陳述的數(shù)字。

在沒(méi)有記錄的情況下，新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局(IRAS)將參考可用資源來(lái)估計(jì)您的業(yè)務(wù)績(jī)效。如果記錄不足，則可能不允許支出索賠和其他索賠（例如，資本津貼）。

保存記錄多長(zhǎng)時(shí)間？

根據(jù)《所得稅法》，有責(zé)任繳納所得稅的企業(yè)必須至少保留其記錄五年。

出于稅收目的，公司和有限責(zé)任合伙企業(yè)“ LLP”還必須在該日期之后至少保留公司和/或LLP的記錄至少5年。

公司和/或LLP被解散/解散/破產(chǎn)。在公司/有限責(zé)任合伙公司解散之前，由公司/有限責(zé)任合伙人的高級(jí)職員負(fù)責(zé)停止業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)后保留記錄。

在清算的情況下，保留記錄的責(zé)任將由公司/ LLP的清算人承擔(dān)。

除了出于所得稅和商品及服務(wù)稅目的的記錄保留要求之外，還可能要求企業(yè)保留其記錄以滿(mǎn)足相關(guān)法規(guī)（例如《公司法》）的法定要求。鼓勵(lì)企業(yè)確保符合這些要求。

不遵守規(guī)定的含義

請(qǐng)務(wù)必遵守本《電子稅收指南》中規(guī)定的要求。根據(jù)《所得稅法》第67條（請(qǐng)參閱《所得稅法》第94條），不遵守該規(guī)定可能構(gòu)成犯罪，這可能導(dǎo)致：

（1）新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）盡其最大的判斷來(lái)估計(jì)所賺取的收入；

（2）不允許支出索賠和資本津貼；和/或

（3）處以罰款。

根據(jù)《所得稅法》，最高可處以$ 1000新幣的罰款（默認(rèn)情況下，最高可判處六個(gè)月監(jiān)禁）。

記錄保存要求

收入記錄

企業(yè)必須保留有關(guān)其收入的所有交易記錄（包括原始文件），并能夠解釋所有交易。所需的記錄包括：

（1）發(fā)行的帶有序號(hào)的收據(jù)/憑證或收銀機(jī)磁帶，作為所有銷(xiāo)售交易的證明；

（2）房東和房客雙方簽署的租賃協(xié)議，作為租金收入的證明；

（3）記錄用于私人消費(fèi)的存貨的清單；

（4）退貨的貸方通知單；

（5）導(dǎo)出文件，例如交貨單，提貨單，航空貨運(yùn)單，出口許可證；

（6）已經(jīng)收到付款的證明（例如銀行對(duì)賬單）；和

（7）與客戶(hù)簽訂的合同/協(xié)議。

如果使用銷(xiāo)售收據(jù)來(lái)支付您的業(yè)務(wù)費(fèi)用或購(gòu)買(mǎi)，則必須記錄所使用的銷(xiāo)售收據(jù)并將其包括在銷(xiāo)售中，包括從您公司現(xiàn)金中提取的個(gè)人圖紙。請(qǐng)注意，銷(xiāo)售將在您的所得稅申報(bào)表中以“收入”形式報(bào)告。

業(yè)務(wù)費(fèi)用記錄

企業(yè)必須保留其業(yè)務(wù)記錄的所有記錄（包括原始文件），并能夠解釋所有與業(yè)務(wù)支出有關(guān)的交易。所需的記錄包括：

（1）銷(xiāo)售發(fā)票，稅務(wù)發(fā)票，簡(jiǎn)化的稅務(wù)發(fā)票或收到的收據(jù)作為所有業(yè)務(wù)費(fèi)用的證明；

（2）為收到的服務(wù)付款的付款憑證以及與服務(wù)提供商簽訂的相關(guān)合同/協(xié)議；

（3）員工薪酬支付憑證；

（4）雇主提供公積金的證明；

（5）房東和房客雙方簽署的租賃協(xié)議，作為租金支出的證明；

（6）已經(jīng)付款的證據(jù)（例如銀行對(duì)帳單）；和

（7）反映批準(zhǔn)董事費(fèi)用的年度股東大會(huì)“ AGM”/臨時(shí)股東大會(huì)“ EGM”的會(huì)議記錄。

采購(gòu)記錄

企業(yè)必須保留有關(guān)其購(gòu)買(mǎi)的所有記錄的記錄（包括原始文檔），并能夠解釋所有交易。所需的記錄包括：

（1）銷(xiāo)售發(fā)票，稅收發(fā)票，簡(jiǎn)化的稅收發(fā)票，從供應(yīng)商處收到的收據(jù)或貸方票據(jù)，以及發(fā)給供應(yīng)商的借方票據(jù)，作為所有購(gòu)買(mǎi)交易的證明；

（2）導(dǎo)入文件航空運(yùn)單公司“ AEC”的提貨單，航空貨運(yùn)單，進(jìn)口許可證，子公司進(jìn)口證明，向內(nèi)匯總報(bào)告；

（3）已經(jīng)付款的證據(jù)（例如銀行對(duì)帳單）；和

（4）與供應(yīng)商簽訂的合同/協(xié)議。

會(huì)計(jì)記錄和時(shí)間表

企業(yè)必須保留會(huì)計(jì)記錄和時(shí)間表，以系統(tǒng)的順序總結(jié)其業(yè)務(wù)交易。這些包括：

（1）在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)束時(shí)，庫(kù)存/庫(kù)存清單作為庫(kù)存/庫(kù)存證明；

（2）銷(xiāo)售清單作為收入交易的證明；

（3）購(gòu)買(mǎi)清單作為購(gòu)買(mǎi)交易的證明；

（4）總賬記錄資產(chǎn)和負(fù)債以及收入和支出；

（5）公共交通費(fèi)用，海外旅行費(fèi)用和娛樂(lè)費(fèi)用的詳細(xì)時(shí)間表；和

（6）固定資產(chǎn)時(shí)間表。

會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)記錄和時(shí)間表可用于準(zhǔn)備企業(yè)的損益表和資產(chǎn)負(fù)債表。

新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）還針對(duì)特定行業(yè)的企業(yè)（獨(dú)資經(jīng)營(yíng)者/個(gè)體經(jīng)營(yíng)者）發(fā)布了記錄保存指南和模板，以幫助其保存記錄。

如果新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）要求提供解釋?zhuān)瑒t企業(yè)必須保留說(shuō)明這些會(huì)計(jì)記錄和明細(xì)表是如何得出的原始文件（例如收據(jù)，稅務(wù)發(fā)票，憑證，其他相關(guān)文件）。

如果不保留原始文件，則可能導(dǎo)致新加坡國(guó)內(nèi)稅務(wù)局（IRAS）行使其最佳判斷力來(lái)估計(jì)所賺取的收入，拒絕就費(fèi)用和資本津貼提出索賠，并處以罰款。